Prontuário eletrônico para psicólogos: o que exigir antes de escolher um sistema
O que as resoluções do CFP e a LGPD pedem do registro informatizado, 10 perguntas para fazer ao fornecedor e os sinais de alerta.
Neste guia · 5 partes
O registro do atendimento psicológico pode ser feito em papel ou em sistema informatizado: a Resolução CFP nº 01/2009 descreve o registro documental "em papel ou informatizado" (art. 1º, § 1º). Trocar o papel por um sistema muda o suporte, não as obrigações: o sigilo, o acesso do paciente e a guarda por anos continuam valendo, e agora dependem também de quem fornece o sistema.
Este guia reúne o que as normas pedem do registro, 10 perguntas para fazer antes de contratar um prontuário eletrônico e os sinais de alerta. Ele não compara marcas: serve para avaliar qualquer sistema, inclusive o nosso.
O que as normas pedem, no papel ou no sistema
- Sigilo: o Código de Ética (art. 9º) diz que é dever do psicólogo "respeitar o sigilo profissional a fim de proteger, por meio da confidencialidade, a intimidade das pessoas". No sistema, isso vira controle de acesso: recepção e financeiro não leem evolução de sessão.
- Registro obrigatório e sucinto: o registro documental contempla "de forma sucinta o trabalho prestado, a descrição e a evolução da atividade e os procedimentos técnico-científicos adotados" (Res. CFP 01/2009, art. 1º, § 1º). Veja o que registrar.
- Acesso do paciente: a pessoa atendida, ou seu representante legal, tem acesso integral ao prontuário (Res. CFP 01/2009, art. 5º, II). Hipóteses que você não vai compartilhar ficam no registro documental, separado.
- Guarda: prontuário por 20 anos a partir do último registro (Lei nº 13.787/2018, art. 6º); registro documental por no mínimo 5 anos (Res. CFP 01/2009, art. 4º, § 1º).
- Dados sensíveis: a LGPD trata dado de saúde como sensível (art. 5º, II) e garante ao titular, entre outros direitos, o acesso aos dados e a portabilidade a outro fornecedor (art. 18, II e V). Mais em LGPD para psicólogos.
10 perguntas para fazer antes de contratar
| Pergunta ao fornecedor | Por que importa |
|---|---|
| Quem consegue ler a evolução das sessões? | Só quem atende deveria ler. Recepção, financeiro e a própria empresa não. |
| O conteúdo clínico é criptografado? | Protege o prontuário se o banco de dados vazar ou for acessado indevidamente. |
| O sistema registra quem leu e quem editou cada prontuário? | Sem esse registro, não há como saber se alguém acessou o que não devia. |
| Dá para separar prontuário e registro documental? | O paciente tem acesso integral ao prontuário; hipóteses não compartilhadas ficam à parte. |
| Como exporto todos os dados, e em que formato? | Você precisa conseguir levar os registros para outro lugar, e o paciente pode pedir portabilidade. |
| O que acontece com os prontuários se eu cancelar? | A guarda é de 20 anos. Cancelar a assinatura não pode significar perder o acesso. |
| Onde os dados ficam guardados e quem da empresa tem acesso? | Dado sensível precisa de regra clara de acesso, também do lado do fornecedor. |
| A evolução pode ser em texto livre ou estruturada (SOAP)? | O registro precisa ser sucinto; a estrutura ajuda, mas não deve obrigar a escrever mais do que o necessário. |
| Como funciona o cadastro de criança e adolescente? | Responsável legal e quem paga nem sempre são a mesma pessoa, e o recibo depende disso. |
| O financeiro ajuda com Receita Saúde e Carnê-Leão? | Quem atende como pessoa física emite recibo a cada pagamento e apura o Carnê-Leão todo mês. |
Para o atendimento online, pergunte também quais recursos garantem o sigilo da sessão: a Res. CFP 09/2024 (art. 7º, parágrafo único) obriga o psicólogo a informar o paciente sobre isso. Veja o guia de atendimento psicológico online.
Sinais de alerta
- A mesma senha para toda a equipe. Sem login individual não há como restringir quem lê o prontuário, nem saber quem leu.
- Sem exportação completa. Se só sai um relatório em PDF de cada paciente, trocar de sistema vira um projeto.
- Evolução misturada com cobrança. O financeiro precisa de nome, CPF e valor; não precisa ver o que foi dito na sessão.
- Conversa de aplicativo como registro. Histórico de mensagens não substitui a evolução no prontuário; o CRP-12 orienta que ele não se configura como registro documental.
- Promessa de que o sistema "cumpre" as normas por você. Sigilo, registro e guarda continuam sendo deveres do psicólogo. O sistema ajuda a cumprir; a responsabilidade não muda de mãos.
Papel, planilha ou sistema
| Papel | Planilha ou documento comum | Sistema de prontuário | |
|---|---|---|---|
| Acesso restrito por pessoa | Armário com chave | Depende de como o arquivo é compartilhado | Login individual e perfis de acesso |
| Registro de quem leu | Não | Raramente | Quando o sistema tem trilha de auditoria |
| Guarda por 20 anos | Espaço físico e conservação | Depende de backup feito por você | Depende do fornecedor e da exportação |
| Junto da agenda e do financeiro | Não | Não | Sim, se o sistema separa o que cada um vê |
Qualquer um dos três pode ser usado. O que muda é quanto do sigilo e da guarda fica sob seu controle direto, e quanto depende de terceiros.
Perguntas frequentes
Psicólogo pode usar prontuário eletrônico?
Sim. A Resolução CFP nº 01/2009 descreve o registro documental "em papel ou informatizado" (art. 1º, § 1º). As obrigações de sigilo, conteúdo, acesso do paciente e guarda são as mesmas nos dois casos.
Por quanto tempo o prontuário eletrônico precisa ser guardado?
Prontuário: 20 anos a partir do último registro (Lei nº 13.787/2018, art. 6º), prazo que o Manual Orientativo do CFP (nov/2025) confirma para o prontuário psicológico. Registro documental: no mínimo 5 anos (Res. CFP 01/2009, art. 4º, § 1º).
O paciente pode pedir uma cópia do prontuário?
Sim. A Resolução CFP nº 01/2009 (art. 5º, II) garante à pessoa atendida, ou ao seu representante legal, acesso integral ao prontuário, e a LGPD (art. 18, II) garante o acesso aos dados. Hipóteses que você não vai compartilhar ficam no registro documental.
O que fazer com os prontuários ao trocar de sistema?
Exporte todos os dados antes de cancelar, confira se o arquivo exportado abre e está completo, e guarde-o com o mesmo cuidado de sigilo pelo prazo de guarda. Pergunte ao fornecedor antigo como e quando os dados serão apagados dos servidores dele.
A recepção pode ver o prontuário?
Não deveria. O sigilo é dever do psicólogo (Código de Ética, art. 9º), e a LGPD trata dado de saúde como sensível. Recepção e financeiro precisam de agenda, cadastro e cobrança, não da evolução das sessões.
Fontes oficiais
- transparencia.cfp.org.brResolução CFP nº 01/2009, texto consolidado com a Res. CFP 05/2010
- site.cfp.org.brCódigo de Ética Profissional do Psicólogo (Res. CFP 10/2005)
- planalto.gov.brLei nº 13.787/2018 (digitalização e guarda de prontuários)
- planalto.gov.brLei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD)
- in.gov.brResolução CFP nº 09/2024 (exercício profissional mediado por TDICs; art. 7º), DOU de 30/07/2024
- site.cfp.org.brCFP, Manual Orientativo de Registro e Elaboração de Documentos Psicológicos (nov/2025)
- transparencia.cfp.org.brCRP-12, perguntas frequentes (atendimento psicológico online)
No O Enquadre, o prontuário é criptografado com AES-256, toda leitura e edição fica numa trilha de auditoria, o acesso é definido por perfil e você exporta os dados da clínica quando quiser.
Conteúdo informativo. Não substitui a leitura das resoluções nem a orientação do seu CRP.