Despesas dedutíveis no livro-caixa do psicólogo: o que entra e o que não entra

No livro-caixa entram as despesas necessárias ao seu trabalho como psicólogo autônomo, sempre com comprovante: aluguel da sala, conselho e material, por exemplo. Transporte, compra de equipamento e o seu INSS ficam de fora. Abaixo, a lista da Receita Federal aplicada ao consultório.

É a relação, mês a mês, das receitas e despesas do trabalho sem vínculo empregatício. Não precisa ser registrado na Receita nem em cartório, e dá pra escriturar no próprio Carnê-Leão Web. Só pode usar quem está cadastrado como trabalhador autônomo.

O livro-caixa é uma das deduções do Carnê-Leão; o Carnê-Leão é o recolhimento mensal em si. Pra ver o mês inteiro, leia como organizar o mês pro Carnê-Leão.

Todas essas regras estão na página de deduções do Carnê-Leão e no Perguntas e Respostas do IRPF 2026 (perguntas 427 a 444).

Dois detalhes que confundem:

• Transporte em congresso. No dia a dia, transporte não entra. Mas a pergunta 444 inclui o transporte entre os gastos com congressos e seminários necessários à atividade, se não forem reembolsados. Guarde o comprovante de comparecimento que os organizadores entregam.
• O que é "custeio". É a despesa indispensável pra você receber e manter a atividade. A Receita pede que ela seja necessária, normal, usual e ligada ao trabalho.

Supervisão e software por assinatura podem entrar como custeio, com comprovante identificado. Terapia pessoal é despesa médica, deduzida na declaração anual, não no livro-caixa. Pós-graduação é despesa com instrução na declaração. Cursos de atualização são zona cinzenta: confirme com seu contador.

Em detalhe (art. 6º da Lei nº 8.134/1990, art. 68 do RIR/2018 e Solução de Consulta Cosit nº 79/2026):

• Supervisão: entra, com recibo ou NFS-e identificado.
• Software: por assinatura entra. Licença perpétua e hardware não entram.
• Terapia pessoal: não entra no livro-caixa. É despesa médica na declaração anual, só no modelo completo.
• Pós-graduação: não entra no livro-caixa. É despesa com instrução na declaração anual.
• Curso curto de atualização: zona cinzenta, por analogia com a pergunta 444 (congressos e seminários). Confirme com seu contador.
• Formação longa: não lance no livro-caixa.

Se o imóvel é residência e também consultório, e não dá pra comprovar o que é só do trabalho, a Receita permite deduzir a quinta parte (1/5) destas despesas:

• aluguel;
• energia;
• água;
• gás;
• taxas e impostos;
• telefone (inclusive celular);
• condomínio.

Se o imóvel é seu, consertos, conservação e reforma continuam fora.

A despesa precisa estar escriturada e comprovada. O documento deve identificar quem comprou e o que foi comprado.

Tíquetes de caixa, recibos não identificados e documentos parecidos não servem.

Na prática: peça o comprovante no seu nome, com CPF, e guarde junto do mês em que pagou.

A dedução do livro-caixa fica limitada ao que você recebeu no mês pelo trabalho sem vínculo, somando o que veio de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior.

Essa é a regra legal. Mas o Carnê-Leão Web considera só o que foi lançado nele; a compensação aparece no ajuste anual. Os recebimentos com Receita Saúde já entram sozinhos no cálculo do mês.

Se as despesas passarem do limite, o excesso pode ser somado aos meses seguintes, até dezembro. A sobra de dezembro não passa para o ano seguinte.

E na declaração anual? O livro-caixa conta como dedução na declaração: entra a soma dos valores mensais escriturados. Mas a opção pelo desconto simplificado substitui todas as deduções admitidas na legislação. Veja o livro-caixa na declaração anual.

Pelo Manual do Carnê-Leão Web:

1. 01

   No cadastro (Identificação), indique que você é trabalhador autônomo, com a sua ocupação.

2. 02

   Em Pagamentos, clique em “+ Pagamento”.

3. 03

   Escolha a natureza despesas dedutíveis de livro caixa e informe data, histórico e valor.

4. 04

   Confira depois. A natureza e a data do pagamento não podem ser editadas; se errar, exclua e lance de novo.

O sistema traz um plano de contas padrão, com os grupos “Despesas Dedutíveis - Livro Caixa” e “Despesas não Dedutíveis - Livro Caixa”. Você pode criar grupos e contas pra organizar do seu jeito. A tela Compensação do livro caixa mostra, mês a mês, quanto foi usado e quanto sobrou.

Tem muita despesa? A opção “Importar Escrituração” aceita lançamentos em lote por arquivo.

1. 01

   No dia: anote cada despesa com data, descrição, categoria, valor e se tem comprovante.

2. 02

   No começo do mês seguinte: some, separe o que tem comprovante e confira antes de lançar.

3. 03

   Na mesma hora: veja se algum pagamento ficou sem recibo e emita o recibo que ficou pra trás.